Wanneer Excel onbeheersbaar wordt: tijd voor een alternatief

Bij het opstarten van een bedrijf lijkt Excel vaak de perfecte oplossing. Het begint met een simpele sheet voor wat financiële overzichten of klantgegevens. Maar na verloop van tijd is deze spreadsheet uitgegroeid tot een enorm complexe verzameling met ingewikkelde formules en een overvloed aan gegevens. Het beheren ervan heeft meer weg van een dagtaak dan een handig hulpmiddel. Dan is het tijd voor een alternatief voor Excel.

Hier zijn voorbeelden die laten zien dat je spreadsheet onbeheersbaar is geworden:

  • Complexe formules en cellen: Sommige formules of cellen in de spreadsheet zijn zo ingewikkeld geworden dat je eigenlijk niet meer precies weet hoe ze werken. Het voelt als een doolhof waar je voorzichtig doorheen moet navigeren.
  • Bestandsgrootteproblemen: De spreadsheet is zo groot geworden dat je regelmatig problemen hebt met het opslaan of openen van het bestand vanwege de omvang.
  • Moeilijkheden bij het toevoegen van data: Het toevoegen van nieuwe data aan de spreadsheet wordt steeds lastiger, omdat dit de bestaande structuur en formules kan verstoren.
  • Moeite met het vinden van infomatie: Het vinden van specifieke informatie in de spreadsheet is als het zoeken naar een speld in een hooiberg van cellen en rijen.
  • Afhankelijkheid van externe bestanden: De spreadsheet is afhankelijk geworden van externe bestanden of koppelingen die regelmatig breken of fouten veroorzaken.
  • Beheer van gebruikersrechten: Het beheren van gebruikersrechten en toegang tot de spreadsheet voor verschillende teamleden wordt steeds ingewikkelder en tijdrovender.

Als dit je bekend voorkomt, is het tijd om je af te vragen of Excel nog wel de juiste tool voor je is.

De uitdagingen van overmatig Excel-gebruik

Het gebruik van Excel als de belangrijkste tool voor gegevensanalyse en rapportage kan leiden tot verschillende uitdagingen als je bedrijf groeit.

Trage prestaties kunnen een groot probleem vormen. Grote spreadsheets met duizenden rijen kunnen traag laden en moeilijk te navigeren zijn, wat frustratie veroorzaakt bij de gebruikers. Het wachten op het openen van zo’n enorme spreadsheet kan kostbare tijd verspillen en het werk vertragen.

Daarnaast kan na verloop van tijd de spreadsheet zo complex worden dat zelfs het begrijpen van de formules een uitdaging wordt. Bovendien kost het onderhouden en updaten van deze spreadsheets veel tijd en moeite, vooral wanneer ze regelmatig moeten worden aangepast aan veranderende bedrijfsbehoeften.

Een ander risico van overmatig Excel-gebruik is het verhoogde risico op fouten. Handmatige gegevensinvoer en formuleberekeningen vergroten de kans op menselijke fouten. Deze fouten kunnen leiden tot onjuiste analyses en verkeerde besluitvorming, waardoor de betrouwbaarheid van de gegevens in twijfel trekt.

Ook kan het gebrek aan samenwerking een belemmering vormen. Het delen en samenwerken aan Excel-bestanden kan ingewikkeld zijn, vooral wanneer meerdere personen tegelijkertijd wijzigingen moeten aanbrengen. Dit kan leiden tot versies van bestanden die niet gesynchroniseerd zijn en miscommunicatie tussen teamleden.

Tot slot biedt Excel beperkte mogelijkheden voor geavanceerde visualisaties. Hoewel het basisgrafieken en visualisaties kan genereren, is het creëren van geavanceerde dashboards met dynamische visualisaties vaak niet praktisch. Hierdoor wordt het  vermogen van het bedrijf om gegevens effectief te presenteren en inzichten te communiceren beperkt.

Terwijl Excel een krachtige tool is voor gegevensverwerking en analyse, kunnen deze uitdagingen zich opstapelen naarmate het gebruik ervan in een bedrijfsomgeving toeneemt. Dit kan leiden tot inefficiëntie, fouten en beperkingen in samenwerking en datavisualisatie.

Van Excel naar Business Intelligence (BI)

Een op maat gemaakt Business Intelligence (BI)-dashboard is een ideaal alternatief voor Excel. Met een BI-tool zoals Power BI kun je:

Data integreren

Met Power BI kunnen gebruikers moeiteloos verschillende databronnen integreren, waaronder interne databases, spreadsheets, cloudservices en externe datafeeds. Door deze diverse bronnen te koppelen, krijgen gebruikers een compleet beeld van de bedrijfsprestaties. Zo kunnen verkoopgegevens worden gecombineerd met klantgegevens uit een CRM-systeem en financiële gegevens uit boekhoudsoftware, waardoor er diepgaande analyses en inzichten ontstaan die voorheen moeilijk te verkrijgen waren.

Betere visualisatie

Power BI biedt een breed scala aan geavanceerde visualisatiemogelijkheden die verder gaan dan de basisgrafieken van Excel. Met Power BI kunnen gebruikers dynamische dashboards maken met interactieve visualisaties, zoals geografische kaarten, treemaps, en tijdlijnen. Dit stelt bedrijven in staat om complexe gegevens op een begrijpelijke en aantrekkelijke manier te presenteren, waardoor inzichten gemakkelijker kunnen worden gecommuniceerd en begrepen door belanghebbenden.

Realtime inzichten

Een van de grootste voordelen van Power BI is het vermogen om altijd up-to-date informatie te leveren zonder dat handmatige updates nodig zijn. Door live-verbindingen met gegevensbronnen kunnen rapporten en dashboards automatisch worden bijgewerkt zodra nieuwe gegevens beschikbaar komen. Dit minimaliseert handmatig werk en dubbel werk, waardoor gebruikers altijd toegang hebben tot de meest actuele en relevante gegevens voor analyse en besluitvorming.

Efficiënt samenwerken

Een van de krachtigste functies van Power BI is de mogelijkheid om dashboards te delen en samen te werken aan analyses. Met Power BI kunnen teamleden eenvoudig dashboards en rapporten delen met specifieke gebruikersgroepen, waardoor efficiëntie en samenwerking worden bevorderd. Hierdoor voorkom je gedoe van het delen van Excel-bestanden via e-mail of netwerkmappen, waarbij versiebeheer en synchronisatieproblemen vaak een probleem zijn.

Verbeterde besluitvorming

Met Power BI kunnen bedrijven beslissingen nemen op basis van feiten en trends die worden geleverd door actuele gegevens. Door realtime inzichten en analyse te gebruiken, kunnen besluitvormers patronen en trends identificeren, potentiële kansen ontdekken en risico’s verminderen. Dit helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen die zijn gebaseerd op betrouwbare informatie, in plaats van verouderde of onvolledige gegevens.

Tijdsbesparing

Power BI kan trage prestaties effectief aanpakken door snellere dataverwerking en realtime updates te bieden. In plaats van lange wachttijden bij het openen van enorme spreadsheets, heeft Power BI snellere laadtijden en direct toegang tot actuele gegevens. Dit komt door de in-memory technologie van Power BI, die de verwerking van grote datasets versnelt en gebruikers in staat stelt om snel inzichten te verkrijgen zonder frustrerende vertragingen.

Kortom, een BI-dashboard verandert je bedrijfsvoering door je te voorzien van relevante, actuele en visueel aantrekkelijke informatie, waardoor je slimmer en efficiënter kunt werken.

Wanneer Excel en wanneer Power BI?

Hoewel Power BI veel voordelen biedt, is het belangrijk te weten wanneer je beter Excel kunt gebruiken en wanneer een overstap naar Power BI zinvol is:

Gebruik Excel wanneer:

  • Je kleine, eenvoudige datasets hebt die geen complexe analyses vereisen.
  • Je snel en eenvoudig berekeningen wilt uitvoeren zonder uitgebreide visualisaties.
  • Je bekend bent met Excel en de functies die je nodig hebt goed beheerst.

Gebruik Power BI wanneer:

  • Je regelmatig werkt met grote datasets uit verschillende bronnen.
  • Je behoefte hebt aan geavanceerde, interactieve visualisaties en dashboards.
  • Je realtime inzichten en analyses nodig hebt voor snelle besluitvorming.
  • Je effectief wilt samenwerken met teamleden zonder versiebeheerproblemen.

Kortom, een BI-dashboard verandert je bedrijfsvoering door je te voorzien van relevante, actuele en visueel aantrekkelijke informatie, waardoor je slimmer en efficiënter kunt werken.

Meer weten?

Meer weten of hulp nodig om aan de slag te gaan met Power BI? Neem dan contact met ons op via +31(0)33 285 37 21 of info@itoblox.nl.

Ook klaar om je data en systemen aan het werk te zetten? We komen graag met je in contact!

Of je nu de voorkeur hebt voor een online demo of een fysieke afspraak, beiden is mogelijk. Vul het formulier in en we nemen contact met je op om deze te plannen!

Waarom ITOBlox®?

  • Geen aanpassingen aan huidige infrastructuur vereist
  • Bewezen trackrecord in analyses en (robotic) processautomation
  • Je kunt op ons vertrouwen als het gaat om de veiligheid van jouw informatie

© Copyright - ITOBLOX® – People & Technology - All rights reserved - Privacybeleid