10 tips om een krachtig Power BI-dashboard te maken

Ben je klaar om je Power BI ervaring naar een hoger niveau te tillen? In onze snel digitaliserende wereld speelt datavisualisatie een belangrijke rol bij het nemen van beslissingen en het begrijpen van complexe bedrijfsgegevens.

Power BI, een krachtige tool voor datavisualisatie, biedt ongekende mogelijkheden om inzicht te krijgen in gegevens. Maar, net als bij elke technologie, zijn er valkuilen die die je beter kunt omzeilen om ervoor te zorgen dat je Power BI dashboard echt werkt zoals het hoort.

Hieronder 10 tips voor je eerste dashboards in Power BI.

1. Slim gebruik van filters

Bij het maken van je Power BI dashboard is het belangrijk om filters op een slimme en consistente manier te gebruiken.

Denk goed na over welke filters je nodig hebt voor een specifieke analyse en pas alleen die filters toe, op het juiste niveau. Dit verbetert de nauwkeurigheid van je dashboard en zorgt voor duidelijkheid.

2. Goede databron

De kwaliteit van je Power BI dashboard begint bij de bron: je gegevens. Het maakt niet uit hoe geavanceerd en goed ontworpen je dashboard is, als de onderliggende gegevens niet op orde zijn, zul je tegen problemen aanlopen.

Dit kan verschillende dingen betekenen. Het kan inhouden dat je gegevens niet goed gestructureerd zijn, met ontbrekende of inconsistente velden. Het kan ook betekenen dat er onjuiste gegevens zijn, zoals verkeerde annotaties van datums.

Om dit probleem te voorkomen, is het essentieel om tijd te investeren in opschonen en valideren van je gegevens voordat je begint met het bouwen van je dashboard. Dit betekent dat je moet controleren of alle gegevensvelden correct en volledig zijn ingevuld, dat datums consistent zijn, en dat eventuele fouten worden gecorrigeerd.

Zorg ervoor, voordat je het dashboard gaat ontwerpen, dat je gegevensbron klopt. Dit bespaart je uiteindelijk veel tijd en moeite en zorgt ervoor dat je met vertrouwen aan je dashboard kan werken.

3. Correcte datatypes

Vermijd het mengen van verschillende soorten gegevens in de bron van de data die je gaat analyseren, om verwarring en fouten te voorkomen.

Stel je voor dat je een spreadsheet hebt met een kolom waarin de prijzen van producten staan vermeld. Sommige prijzen zijn opgemaakt als getallen, terwijl andere als tekst zijn ingevoerd.

Wat er dan gebeurt, is dat Power BI niet weet hoe het deze gegevens moet interpreteren. Het kan problemen krijgen bij het uitvoeren van berekeningen, sorteren of grafieken maken, omdat het niet duidelijk is welk datatype de kolom eigenlijk hoort te hebben.

Om deze verwarring te voorkomen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je gegevens consequent en op de juiste wijze zijn gestructureerd. Zorg ervoor dat alle gegevens in dezelfde kolom hetzelfde datatype moeten hebben. Als het een prijskolom is, zorg er dan voor dat alle waarden numeriek zijn.

Neem de tijd om je gegevens te bekijken en ervoor te zorgen dat ze uniform zijn, voordat je begint met het bouwen van je dashboard. Zo werkt je Power BI-dashboard soepel en foutloos.

4. Nauwkeurige datumverwerking

Datumfouten komen vaak voor en kunnen voor de nodige problemen zorgen.

Als je datums niet goed geformatteerd zijn, kan het zijn dat je denkt dat je naar de cijfers van januari kijkt, maar dat het eigenlijk de cijfers van februari zijn. Dit soort datumverwarring kan veel narigheid veroorzaken, vooral als je dashboard belangrijke beslissingen moet ondersteunen.

Om deze problemen te voorkomen, is het van belangrijk om ervoor te zorgen dat je datums correct zijn geformatteerd en dat je werkt met de juiste tijdzones. Dat betekent dat als je gegevens uit verschillende bronnen of locaties haalt, je ervoor moet zorgen dat ze consistent zijn. Zorg er ook voor dat je software de datums begrijpt en correct weergeeft, zodat je geen verwarring veroorzaakt.

5. Efficiënte koppeling van tabellen

Een belangrijk onderdeel van een goed functionerend Power BI-dashboard is de relatie tussen de verschillende tabellen waaruit je gegevens bestaan.

Elke tabel bevat waardevolle informatie, en het is cruciaal dat ze correct aan elkaar zijn gekoppeld om de juiste gegevens te verkrijgen. Als de koppelingen ontbreken of onjuist zijn, kunnen je analyses verstoord worden en krijg je niet het volledige beeld. Dit kan leiden tot verkeerde interpretaties.

Daarom is het van groot belang om heel zorgvuldig te zijn bij het definiëren van de koppelingen tussen je tabellen. Dit betekent dat je moet begrijpen hoe de gegevens in de ene tabel gerelateerd zijn aan die in de andere tabel, en dit correct moet configureren in Power BI. Dit zorgt ervoor dat de gegevens naadloos in elkaar overvloeien en dat je dashboard correct en betrouwbaar is.

6. Operationele discipline om velden in te vullen

Om een betrouwbaar Power BI dashboard te maken is het belangrijk dat alle velden correct en consistent zijn ingevuld. Als velden ontbreken, onjuist zijn ingevuld of inconsistente waarden bevatten, kan dit de kwaliteit van je analyses beinvloeden.

Hiervoor heb je operationele discipline binnen je organisatie nodig. Dit betekent dat iedereen die verantwoordelijk is voor het invoeren van gegevens ervoor moet zorgen dat ze dit consequent en correct doen.

7. Toegangsrechten tot gegevens

Zorg ervoor dat de juiste mensen binnen je organisatie de benodigde toegangsrechten hebben om gegevens op te halen. Dit betekent dat je moet identificeren wie toegang nodig heeft tot welke gegevens en ervoor moet zorgen dat deze toegang op een veilige en gecontroleerde manier wordt verleend.

8. Beheer van wijzigingen

Een van de uitdagingen waarmee je te maken kunt krijgen bij het beheren van een Power BI dashboard is het risico van ongevraagde wijzigingen in rapporten en queries.

Als teamleden of gebruikers wijzigingen aanbrengen in rapporten of queries, kan dit leiden tot filterproblemen. Ze kunnen bijvoorbeeld filters verwijderen, bewerken of toevoegen zonder te begrijpen hoe deze filters van invloed zijn op de gegevensweergave. Dit kan leiden tot onnauwkeurige resultaten, verwarring en zelfs verlies van belangrijke inzichten.

Om dit te voorkomen, is het belangrijk om hierover afspraken te maken. Stel richtlijnen op wie gemachtigd is om wijzigingen aan te brengen in rapporten en queries, en wat voor soort wijzigingen zijn toegestaan. Zo blijft je dashboard consistent en betrouwbaar ongeacht wie ermee werkt.

9. Rechtenscheiding en delen van je dashboard

Een belangrijk aspect bij het beheren van een Power BI dashboard is zowel de rechtenscheiding (ook bekend als beveiligings- en toegangscontroles) als het delen van dashboards.

Rechtenscheiding is van belang om gegevensprivacy en naleving van de regelgeving te garanderen. Het zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot specifieke gegevens. Dit voorkomt onbedoelde blootstelling van gevoelige informatie.

Tegelijkertijd moet je ervoor zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment toegang hebben tot de juiste informatie. Dit vereist zorgvuldige verificatie en beheer van toegangsrechten. Het is essentieel om te bepalen wie toegang nodig heeft tot welke delen van het dashboard en ervoor te zorgen dat de juiste autorisaties zijn ingesteld.

Door zowel rechtenscheiding als effectieve distributie te waarborgen, blijven je gegevens beschermd en bereiken waardevolle inzichten de juiste mensen, wat bijdraagt aan effectievere besluitvorming binnen je organisatie.

10. Proactieve probleemoplossing

Bij datavisualisatie zijn we allemaal wel eens geconfronteerd met gegevens die aangeven dat er iets mis is, maar zonder enige duidelijke richtlijn over hoe hiermee om te gaan. Deze situatie staat bekend als ‘negatieve rapportage zonder oplossing’ en kan leiden tot verwarring, frustratie en inefficiënte reacties op de problemen.

Om dit te voorkomen, is training belangrijk. Gebruikers moeten niet alleen weten hoe ze rapporten en dashboards moeten lezen, maar ook welke stappen ze moeten nemen als ze ‘red alerts’ tegenkomen. Training biedt niet alleen de kennis om problemen aan te pakken, maar geeft ook een gevoel van controle en vertrouwen.

Zorg ervoor dat je team is uitgerust met de juiste training en tools om effectief te reageren op ‘red alerts’. Hierdoor kun je problemen oplossen en negatieve rapporten omzetten in positieve acties.

Hoe een Power BI dashboard jou kan helpen

Een goed ontworpen Power BI-dashboard zorgt voor:

• Verbeterde besluitvorming: Met een betrouwbaar dashboard kun je beslissingen nemen op basis van feiten en trends.
• Tijdsbesparing: Het bespaart je kostbare tijd, omdat je niet meer handmatig allemaal gegevens hoeft te verzamelen en te bewerken.
• Efficiënter werken: Je krijgt snel inzicht in de prestaties, waardoor je proactief kunt reageren op problemen en kansen.
• Betere samenwerking: Door de juiste mensen toegang te geven tot relevante gegevens, kun je de samenwerking binnen je organisatie verbeteren, en kun je problemen oplossen en negatieve rapporten omzetten in positieve acties.
• Verhoogde productiviteit: Een goed dashboard stelt je in staat om slimmer met je middelen om te gaan en het meeste eruit te halen.

Klaar om aan de slag te gaan met Power BI?

Meer weten of hulp nodig bij het creëren of optimaliseren van je Power BI-dashboard? Neem dan contact met ons op via +31(0)33 285 37 21 of info@itoblox.nl.