Master data: Laat data voor je werken

Overal om ons heen worden gegevens opgeslagen: in verschillende systemen, Excel bestanden en in de hoofden van medewerkers.

Helaas is de data niet overal bijgewerkt en onderhouden, waardoor we te maken krijgen met onvolledige en onbetrouwbare informatie, waarmee niet functioneel gewerkt kan worden. Om correcte en volledige informatie te krijgen, is het belangrijk om de datastructuur goed te organiseren.

Maar hoe bepalen we welke informatie waar moet worden opgeslagen?

Master- en referentie data

Onder master data wordt data verstaan die niet aan veranderingen onderhevig is en je vastlegt waardoor je door kunt automatiseren. Hieronder worden gegevens die een belangrijke rol in de bedrijfsvoering van de organisatie spelen verstaan.

Wat hier nu precies onder valt, is vaak lastig te bepalen. Want welke gegevens zijn belangrijk voor de bedrijfsvoering? Wanneer zijn gegevens kritisch voor een proces?

Master data zien wij als data die niet aan veranderingen onderhevig is. Denk aan btw-nummer of KVK-nummer. Deze gegevens worden vastgelegd en kunnen geautomatiseerd worden, zodat je niet op elke plek deze gegevens handmatig hoeft in te vullen.

Referentie data zorgt ervoor dat andere velden juist worden ingevuld, waardoor alles soepel verloopt. Zoals lijsten met verschillende landcodes, transportmethoden, gewichtseenheden en douanevoorschriften. Als referentie data statisch, of weinig aan veranderingen onderhevig is, wordt deze data vaak als master data gezien.

Als je een lading moet naar een ander land moet sturen, kun je vertrouwen op referentie data om snel en nauwkeurig de juiste verzendmethode, vereiste documenten en tarieven te vinden. Dit maakt niet alleen je logistieke operaties efficiënter, maar bespaart ook kostbare tijd en minimaliseert fouten in het verzendproces.

Het vastleggen van master data

Het is belangrijk om te weten waar de belangrijkste gegevens zich bevinden, omdat er vaak met verschillende systemen wordt gewerkt, zoals CRM pakketten, operationele systemen en financiële systemen.

Een eerste vraag die gesteld moet worden, is of deze systemen gebruikmaken van dezelfde Master data of dat elk systeem een eigen set gegevens heeft. Zoals bijvoorbeeld een productcode, die in vrijwel elk systeem voorkomt.

Als elke productcode apart wordt aangemaakt in elk systeem, is de kans op fouten groter. Ook is het bij een wijziging van de productcode, belangrijk om te weten in welke systemen deze code gebruikt wordt.

Daarom is het verstandig om master data die door meerdere systemen wordt gedeeld op één plek op te slaan. Op deze plek is de data makkelijk te vinden, kan de data worden gevalideerd en actueel worden gehouden. Dit verkleint het risico van onjuiste Master data in systemen en zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de juiste informatie.

Master data-analyse

ITOBlox® kan jouw organisatie helpen door het uitvoeren van analyses om te bepalen welke master data van belang is voor een correcte uitvoering van het proces, en de kwaliteit van de huidige master data.

Daarnaast kunnen wij door middel van Processmappping ondersteunen bij het toewijzen van bepaalde Master Data aan geselecteerde medewerkers, zodat zij verantwoordelijk zijn voor het waarborgen van de datakwaliteit. Hierdoor wordt het beheer van de Master Data kwaliteit verdeeld over een selecte groep mensen.

ITOBlox® helpt jou graag met een inhoudelijke analyse om de benodigde kerngegevens te bepalen en vast te leggen. Daarnaast denken wij actief met jou mee over de volgende stappen die genomen kunnen worden.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je data voor jouw organisatie kan laten werken? Neem dan contact met ons op via +31(0)33 285 37 21 of info@itoblox.nl.