Ontdek de voordelen van Process Mapping voor je organisatie

Processen optimaliseren? Waar moet je beginnen? In iedere organisatie vinden veel  processen plaats om verschillende activiteiten uit te voeren.

Process Mapping helpt je bij het in kaart brengen van processen door deze visueel te maken.  Zo krijg je inzicht in de werking van processen,  welke acties wanneer worden uitgevoerd en wie verantwoordelijk is. Met deze waardevolle informatie kun je niet alleen zorgen voor een  efficiënt verloop van de processen, maar ook een gevoel van rust creëren binnen de organisatie.

Waar komt Process Mapping vandaan?

In 1921, in een presentatie van industrieel ingenieurs Frank en Lillian Gilbreth voor The American Society of Mechanical Engineers (ASME) werd de term Business Process Mapping (BPM) voor het eerst gebruikt. Zij introduceerden een Flow Process Chart als hulpmiddel om processen visueel weer te geven, en dit wordt vaak nog steeds als de basis gebruiky voor Process Mapping.

Tegenwoordig zijn er een heleboel tools beschikbaar om processen mee in kaart te brengen. Veel van deze tools kunnen je helpen bij het maken van een Flow Chart, gebaseerd op het originele ontwerp van Frank en Lillian Gilbreth.

Het gebruik van Flow Charts

Het doel van een Flow Chart, ook wel bekend als stroomdiagram, is het creëren van een process map om activiteiten vast te leggen die binnen een bedrijf plaatsvinden.

Een Flow Chart maakt processen en processtappen inzichtelijk. Door de eenvoud van een Flow Chart kan vrijwel iedere betrokkene deze lezen en begrijpen.

Met het gebruik van Flow Charts, is voor mensen duidelijk in welke volgorde activiteiten moeten worden uitgevoerd. Dit verkleind het risico op het verliezen van informatie bij het inwerken van nieuwe collega’s. Ook kunnen eventuele afwijkingen in (deel)processen worden geïdentificeerd en kan worden bepaald op welke (deel)processen moeten worden gemonitord.

Process Mapping op de werkvloer

Om gemapte processen zo uit te voeren zoals vastgelegd in de Flow Chart, is het belangrijk dat medewerkers met kennis van de betreffende processen deze opstellen en beheren. Vervolgens kan er een traject plaatsvinden waarbij bepaalde procesverantwoordelijkheden worden belegd bij bepaalde personen die training hebben gehad hoe zij de procesvoorgang en bijbehorende KPI’s kunnen monitoren en beheren.

Process Mapping in 3 stappen

ITOBlox® zorgt voor een functioneel gemapt proces in 3 stappen. Met het doorlopen van deze stappen ontstaat er een Flow Chart welke functioneel ingezet kan worden binnen uw organisatie. Door het inzetten van deze methode zijn de gemapte processen van waarde doordat taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn voor de betrokken medewerkers.

Ook voor het inwerken van nieuwe collega’s zullen processen die door middel van onderstaande stappen zijn gemapt, direct resultaat opleveren door het inzicht op handelings- en systeemniveau.

Stap 1: Primaire processen
ITOBlox werkt de primaire processen van jouw organisatie uit in procesbeschrijvingen. Deze beschrijvingen vormen als het ware de index om de procesflows op handelingsniveau te kunnen vastleggen.

Stap 2: Proces flows maken
Alle processen die vallen onder de primaire processen worden vastgelegd in een process map, zodat we taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie kunnen toewijzen en later de Key Performance Indicators kunnen bepalen op basis van de doelstellingen.

Stap 3: Toolkit analyse
Met behulp van de proces flows brengen we  de ondersteunende systemen en hun functionaliteit in kaart, waardoor er een ICT-landschap ontstaat. Dit zorgt voor  inzicht in welke applicaties er beschikbaar zijn en waar jouw medewerkers training nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren.
Van inzicht naar optimalisatie

Nadat we de processen inzichtelijk hebben gemaakt, taken en verantwoordelijkheden helder zijn beschreven en de ondersteunende systemen met hun functionaliteit transparant zijn,  is het tijd om te optimaliseren. Met behulp van data analyses in combinatie met de Process Mapping en kennis van de beschikbare automatiseringsoplossingen, kunnen (deel)processen worden geoptimaliseerd.

Hulp nodig bij processen mappen?

Op dit moment heeft ITOBlox® 25+ standaard bedrijfsprocessen, van order to cash, in de basis gemapt. Je kunt deze  processen als schil over de bestaande bedrijfsprocessen leggen en ze vervolgens aanpassen en aanvullen  met bedrijfsspecifieke informatie.

Meer weten?

Benieuwd hoe je jouw bedrijfsprocessen in kaart kunt brengen en ze daardoor transparanter en efficiënter kunt maken? Neem dan contact met ons op via +31(0)33 285 37 21 of via info@itoblox.nl.