Werklast analyse: van werkstress naar stressvrij werken

Bij veel organisaties zie je hetzelfde gebeuren; iedereen is druk met van alles en nog wat. Van telefoontjes beantwoorden en veel handmatige handelingen in systemen tot e-mails afhandelen. Hierdoor hebben mensen het gevoel altijd achter de feiten aan te lopen. Ze hebben geen tijd om de boel weer onder controle te krijgen. Herkenbaar? Dan kan een werklast analyse helpen om weer overzicht te krijgen.

Een werklast analyse is een gestructureerde manier om te kijken naar taken, verantwoordelijkheden en werkdruk binnen een functie, afdeling of organisatie. Het geeft inzicht in hoe het werk verdeeld is en hoe dit invloed heeft op de prestaties en welzijn van jouw mensen en teams.

Voordelen van een werklast analyse:

Een werklast analyse heeft de volgende voordelen:

1. Het brengt rust en vertrouwen in teams doordat er meer inzicht is
2. Mensen zien kansen en krijgen motivatie om meetbare optimalisatie door te voeren
3. Zaken die voorheen in een drukke werkdag verdwenen worden nu opgepakt
4. Er ontstaat meer interactie met klanten en leveranciers om processen beter te maken
5. Master data optimalisatie projecten kunnen worden gestart om werklast te verminderen

Een werklast analyse van ITOBlox – de aftrap naar een georganiseerde werkdag

Wil je ook meer inzicht in de werklast van je afdeling of personeel? Met onze werklast analyse helpen wij jou en je team om de werkdag een stuk overzichtelijker maken. Wij kijken naar de werklast op drie verschillende niveaus:

• Telefoniegegevens
• E-mails
• Systeemgegevens

Met deze gegevens gaan wij aan de slag en kun jij bijvoorbeeld het volgende verwachten:

• Inzicht in hoeveel werk er is in verhouding tot het aantal orders
• Overzicht van klanten, leveranciers of projecten waar in verhouding veel aandacht aan moet worden besteedt
• Inzicht in arbeidsintensieve handelingen in systemen; bijvoorbeeld als basis voor een automatiseringsproject

Met deze gegevens kunnen eventuele knelpunten en overbelasting worden opgespoord. Denk hierbij aan taken die te veel tijd kosten, vaardigheden die niet overeenkomen met de toegewezen persoon, of situaties waar de deadlines eigenlijk te krap zijn.

Door goed te kijken naar hoe de taken verdeeld zijn, hoeveel druk er op een afdeling of persoon ligt en of dit past binnen de beschikbare tijd en middelen, kan worden bepaald welke aanpassingen er nodig zijn om de balans te verbeteren. Misschien is het herverdelen van taken en verantwoordelijkheden nodig, kunnen tijdrovende handelingen anders worden uitgevoerd  of is het inzetten van extra middelen zinvol.

ITOBlox kan jou helpen om de werklast te verminderen. Met handige tips om je mailboxen beter te beheren,het starten van automatiserings- en optimalisatieprojecten voor je processen en training voor jouw teams.

Hoe zit het met mijn gegevens?

ITOBlox is ISO27001 gecertifieerd. Dit betekent dat we er alles aan doen om gevoelige gegevens te beschermen en de privacy van onze klanten te waarborgen. Je kunt op ons vertrouwen als het gaat om de veiligheid van jouw informatie. Daarnaast houden wij ons aan de richtlijnen van de AVG.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe een werklast analyse  kan helpen om meer inzicht te krijgen in de werklast van jouw afdeling of organisatie? Neem dan contact met ons op via +31(0)33 285 37 21 of info@itoblox.nl