In een tijd waarin bedrijven over de hele wereld streven naar efficiëntie om concurrerend te blijven, is er één technologie die de aandacht trekt: Robotic Process Automation (RPA). Bedrijven zijn altijd op zoek naar slimme, snelle en nauwkeurige manieren om hun operationele processen te stroomlijnen en te optimaliseren. In deze blog nemen we je mee in de wereld van RPA en bekijken we wanneer het zinvol is om te robotiseren en wanneer handmatige verwerking nog steeds relevant kan zijn.
Wat is Robotic Process Automation (RPA)?
Robotic Process Automation (RPA) is een softwaretechnologie waarmee je dagelijkse taken die mensen doen, kunt automatiseren. RPA kan net als mensen klikken, typen, kopiëren, plakken en gegevens ophalen, door interactie met verschillende applicaties en systemen via hun gebruikersinterfaces.
RPA kan zelfs worden geïntegreerd met geavanceerde technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI), waaronder machine learning, om ingewikkeldere, slimme dingen te doen, zoals documenten begrijpen, met klanten praten en datagedreven beslissingen nemen.
Als een afdeling dagelijks honderden e-mails ontvangt met facturen in bijlagen en de inhoud wordt handmatig overgenomen in het boekhoudsysteem, dan kost dit proces veel tijd en is vatbaar voor menselijke fouten. Met RPA kunnen we een software-robot trainen om dit proces te automatiseren.
De robot kan de e-mails automatisch openen, de bijlagen downloaden, de benodigde gegevens er uithalen en deze nauwkeurig in het boekhoudsysteem invoeren, zonder menselijke tussenkomst. Hierdoor wordt niet alleen tijd bespaard, maar wordt ook de kans op fouten geminimaliseerd.
Medewerkers kunnen zich nu concentreren op meer strategische taken, zoals het analyseren van financiële gegevens en het nemen van belangrijke zakelijke beslissingen, wat ervoor zorgt dat de organisatie over het algemeen veel efficiënter werkt.
Wanneer robotisering en wanneer handmatig verwerken?
Repetitieve taken en hoge volumes:
- Robotisering: Robotisering is ideaal voor herhalende taken met hoge volumes, zoals gegevensinvoer en orderafhandeling. Je verhoogt niet alleen de snelheid, maar minimaliseert ook nog eens fouten.
- Handmatig: Bij lage volumes of unieke taken kan handmatige verwerking efficiënter zijn, doordat het trainen van een robot intensief kan zijn.
Tijdskritische processen:
- Robotisering: In situaties waarin snelheid belangrijk is, zoals financiële transacties, komt RPA volledig tot zijn recht. De mogelijkheid om 24/7 door te gaan zonder onderbrekingen zorgt ervoor dat je in staat bent om onmiddellijk te reageren op kritieke meldingen en processen te versnellen.
- Handmatig: Wanneer processen afhankelijke zijn van flexibiliteit en menselijke beoordeling, kan handmatige interventie nodig zijn. De unieke menselijke capaciteit voor flexibel denken en beoordelen is moeilijk te repliceren door automatisering.
Kostenbesparing:
- Robotisering: Bij bedrijfsactiviteiten met hoge arbeidskosten en grote besparingspotentie kan robotisering een aanzienlijke financiële impact hebben. Door menselijke input te verminderen, worden niet alleen arbeidskosten verlaagd, maar wordt ook het risico op fouten verminderd, wat leidt tot langdurige financiële voordelen.
- Handmatig: In kleine bedrijven met beperkte financiële middelen kan de initiële investering in robotisering te hoog zijn. In deze gevallen kan handmatige verwerking als kosteneffectieve aanpak worden beschouwd.
Ik help je graag met jouw uitdagingen!
Wat houdt jou bezig? Waar loop je tegenaan? Waar wil je naartoe? Ik ben Peter en dit zijn vragen die ik graag met je bespreek in een vrijblijvend persoonlijk gesprek. Plan nu eenvoudig een afspraak met mij in!
Complexiteit van taken:
- Robotisering: Voor taken met duidelijke regels en gestandaardiseerde procedures is robotisering effectief. Het zorgt ervoor om processen nauwkeurig en consistent uit te voeren, met een focus op efficiëntie en betrouwbaarheid.
- Handmatig: In sectoren, met name in de creatieve industrie, waar het vinden van unieke en niet-standaard oplossingen van essentieel belang is, kan handmatige verwerking beter zijn. Menselijke creativiteit en flexibiliteit spelen hierbij een doorslaggevende rol.
Afhankelijkheid van technologie:
- Robotisering: In technologiegerichte omgevingen past robotisering goed en verbetert het de algehele efficiëntie.
- Handmatig: In bedrijven waar betrouwbaarheid van technologie een zorg is, kan handmatige verwerking veiliger zijn. Vooral als het vertrouwen in de technologische infrastructuur niet onwankelbaar is.
Menselijke interactie en klantenservice:
- Robotisering: Voor geautomatiseerde klantenservice en het afhandelen van routinetaken biedt robotisering aanzienlijke voordelen. Het zorgt voor efficiëntie en consistentie in de dienstverlening, wat de klanttevredenheid kan verhogen.
- Handmatig: In sectoren waar persoonlijk contact van onschatbare waarde is, zoals bepaalde dienstverlenende beroepen, kan handmatige interactie essentieel zijn. Het menselijke element draagt bij aan de klantenbinding en tevredenheid.
Veranderingsmanagement:
- Robotisering: In organisaties waar een cultuur van verandering en innovatie heerst, kan robotisering soepel worden geïntegreerd. et kan de bedrijfscultuur verrijken en bijdragen aan een meer geavanceerde en efficiënte werkomgeving
- Handmatig: In bedrijven waar er weerstand is tegen verandering, kan het vasthouden aan handmatige verwerking meer acceptatie bevorderen. Het kan belangrijk zijn om het tempo van verandering aan te passen aan de comfortzone van de organisatie.
RPA: een realiteit van nu
Robotic Process Automation is geen technologie van de toekomst, maar iets dat nu al volop aanwezig is en vandaag nog jouw bedrijf kan veranderen. Het mooie is dat RPA makkelijk te gebruiken is, zonder gedoe en werkt naadloos samen met de huidige systemen en applicaties. RPA kan precies worden aangepast zoals jij dat wilt, zodat het perfect bij jouw behoeften en voorkeuren past. Het is zeker geen bedreiging voor mensen, eerder een partner die hun vaardigheden en mogelijkheden verbetert.
Het is wel belangrijk om rekening te houden met de specifieke behoefte en context van de organisatie, waarbij zowel de voordelen als nadelen van robotisering in overweging worden genomen. Hierdoor kan een strategische benadering worden gevolgd die zowel de technologische als menselijke aspecten van de operaties bevat.
Meer weten?
Wil je meer weten over hoe je RPA voor jouw bedrijf kan inzetten? Neem dan contact met ons op via +31(0)33 285 37 21, info@itoblox.nl of vul onderstaand formulier in. We helpen je graag!
Ook klaar om je data en systemen aan het werk te zetten? We komen graag met je in contact!
Of je nu de voorkeur hebt voor een online demo of een fysieke afspraak, beiden is mogelijk. Vul het formulier in en we nemen contact met je op om deze te plannen!
Waarom ITOBlox®?
- Geen aanpassingen aan huidige infrastructuur vereist
- Bewezen trackrecord in analyses en (robotic) processautomation
- Je kunt op ons vertrouwen als het gaat om de veiligheid van jouw informatie
