Ben je het overzicht kwijt in je teamprojecten of twijfel je welke tool je moet gebruiken om je werk beter te organiseren? Voor het beheren van taken en projecten zijn veel verschillende tools beschikbaar. Twee veelgebruikte oplossingen binnen Microsoft 365 zijn Microsoft Planner en SharePoint Lists.
Hoewel beide tools helpen bij het organiseren van werk, zijn ze ontworpen voor verschillende doeleinden en gebruikersbehoeften. Het kiezen van de juiste tool kan een wereld van verschil maken in hoe efficiënt en effectief je team werkt.
In deze blog nemen we je mee in de verschillen tussen Planner en SharePoint Lists, zodat je kunt bepalen welke tool het beste past bij jouw situatie.
Welke tool past bij jouw team?
De keuze tussen Microsoft Planner en SharePoint Lists hangt af van de specifieke behoeften van je team en projecten. Voor eenvoudig taakbeheer en projectmanagement biedt Planner een intuïtieve oplossing welke snel te implementeren is. Als je echter meer flexibiliteit, maatwerk en geavanceerde workflow-opties nodig hebt, is SharePoint Lists de betere keuze.
Microsoft Planner: Voor een vlotte samenwerking
Planner is een visueel aantrekkelijke en intuïtieve tool die speciaal is ontworpen voor teams. Met zijn Kanban-borden kun je taken gemakkelijk organiseren in verschillende fasen, zoals ‘Te doen’, ‘Bezig’ en ‘Gedaan’. Het is ideaal voor teams die behoefte hebben aan een visuele, gebruiksvriendelijke manier om taken te beheren.
Voordelen van Microsoft Planner:
- Gebruiksvriendelijk: Planner is eenvoudig op te zetten en te gebruiken, ook voor teams zonder technische achtergrond.
- Kanban-borden: Duidelijke weergave van taken in verschillende fasen.
- Visuele planning: Met borden en kaarten kun je taken visueel organiseren, wat helpt om overzicht en prioriteiten te behouden.
- Integratie met Teams: Planner integreert naadloos met Microsoft Teams, wat betekent dat je taken rechtstreeks in de Teams-omgeving kunt beheren.
- Toewijzing en samenwerking: Taken kunnen worden toegewezen aan specifieke teamleden, met de mogelijkheid om deadlines, opmerkingen en documenten toe te voegen.
Nadelen van Microsoft Planner:
- Beperkte aanpasbaarheid: Het is niet mogelijk om zelf velden toe te voegen en/ of te verwijderen van kaarten.
- Beperkte automatiseringsmogelijkheden: De triggers om automatisering met Microsoft Power Automate toe te passen, zijn beperkt.
- Zeer beperkt rechtenbeheer: Het instellen van rechten voor gebruikers is zeer beperkt, zowel intern als extern. Wanneer je extern toegang geeft, kan dit bijvoorbeeld niet per kaart, maar zal het hele bord zichtbaar zijn.
- Taak afhankelijkheden: Taken kunnen niet afhankelijk van elkaar worden gesteld en hierdoor is gebruik van subtaken niet mogelijk.
Beste gebruiksscenario’s:
- Agile projectmanagement: Voor teams die werken met agile methodologieën.
- Dagelijkse stand-ups: Helpt teams bij het organiseren en bespreken van taken.
- Kleine tot middelgrote projecten: Perfect voor projecten die nauwe samenwerking vereisen.
Wanneer kiezen voor Planner?
Planner is perfect voor teams die een eenvoudige oplossing zoeken voor taakbeheer en een visueel overzicht willen behouden. Het is ideaal voor kleinere projecten of voor het bijhouden van dagelijkse taken.
Ik help je graag met jouw uitdagingen!
Wat houdt jou bezig? Waar loop je tegenaan? Waar wil je naartoe? Ik ben Peter en dit zijn vragen die ik graag met je bespreek in een vrijblijvend persoonlijk gesprek. Plan nu eenvoudig een afspraak met mij in!
SharePoint Lists: Flexibiliteit en maatwerk voor complexe gegevensbeheer
SharePoint Lists biedt een meer flexibele en aanpasbare oplossing voor het beheren van informatie. Waar Planner Teams vooral gericht is op visueel taakbeheer, biedt SharePoint Lists de mogelijkheid om gegevens op een gestructureerde manier te beheren, inclusief aangepaste velden, workflows en integratie met andere Microsoft 365-apps.
Voordelen van SharePoint Lists:
- Aanpasbare kolommen en weergaven: Met SharePoint Lists kun je velden en kolommen aanpassen aan de specifieke behoeften van je project of bedrijfsproces.
- Uitgebreid taakbeheer: Met SharePoint Lists kunnen taken afhankelijk van elkaar worden gesteld en kunnen subtaken ook volledig worden beheerd.
- Geavanceerde workflows: SharePoint Lists kunnen worden gekoppeld aan Power Automate om meer complexe workflows en goedkeuringsprocessen te automatiseren.
- Databeheer: SharePoint Lists is krachtig voor het beheren van grote hoeveelheden gegevens, met uitgebreide filter- en sorteermogelijkheden.
- Rechtenbeheer: Je kunt gedetailleerd beheer instellen voor wie wat kan zien en bewerken, wat nuttig is voor compliance en beveiliging.
Nadelen van SharePoint List:
- Complexere opzet: Het opzetten van een SharePoint List in minder intuitief dan een Planner board.
- Integratie Teams: Taken in een SharePoint list zijn niet standaard automatisch toegevoegd aan ‘’Mijn dag’’ in Teams.
- Geen standaard dashboards: In tegenstelling tot Planner zijn er in SharePoint Lists geen standaard rapporten beschikbaar.
- Geen standaard notificiaties: In tegenstelling tot Planner krijg je vanuit een SharePoint List geen automatische notificaties zoals wanneer er een taak aan jou is toegewezen (dit kan uiteraard wel ingericht worden).
Beste gebruiksscenario’s:
- Assetbeheer: Overzichtelijk beheer van bedrijfsmiddelen.
- Issue tracking: Houd problemen en voortgang bij met op maat gemaakte lijsten.
- Opslaan van documentmetadata: Beheer complexe datasets met verschillende relaties.
Of je nu kiest voor Microsoft Planner of SharePoint Lists, het belangrijkste is om een tool te kiezen die past bij de behoeften van je team. Beide tools bieden krachtige manieren om je werk te organiseren, maar met verschillende focuspunten en mogelijkheden. Door de juiste tool te kiezen, kun je de productiviteit en samenwerking binnen je team aanzienlijk verbeteren
Meer weten?
Wil je meer weten over hoe je Planner of SharePoint Lists optimaal kunt inzetten voor jouw bedrijfsprocessen? Neem dan contact met ons op via +31(0)33 285 37 21, info@itoblox.nl of vul onderstaande contactformulier in.
Ook klaar om je data en systemen aan het werk te zetten? We komen graag met je in contact!
Of je nu de voorkeur hebt voor een online demo of een fysieke afspraak, beiden is mogelijk. Vul het formulier in en we nemen contact met je op om deze te plannen!
Waarom ITOBlox®?
- Geen aanpassingen aan huidige infrastructuur vereist
- Bewezen trackrecord in analyses en (robotic) processautomation
- Je kunt op ons vertrouwen als het gaat om de veiligheid van jouw informatie
