SharePoint List

De slimme manier om data te organiseren en samen te werken

Wat is SharePoint Lists? 

Met SharePoint Lists heb je al je gegevens op één centrale plek, goed georganiseerd en toegankelijk voor jouw team.  

Of het nu gaat om takenlijsten, klantgegevens of projectoverzichten, deze tool binnen Microsoft 365 helpt je om informatie gestructureerd en efficiënt vast te leggen. In plaats van data te verspreiden over losse Excel-bestanden of verschillende applicaties, kun je met SharePoint Lists alles op een overzichtelijke manier beheren en delen. 

Wat SharePoint Lists uniek maakt, is de mogelijkheid om lijsten volledig aan te passen aan jouw werkprocessen. Daarnaast kun je velden toevoegen, filters instellen en workflows automatiseren.  

Veel bedrijven zijn bekend met tools zoals Excel of Planner, maar zijn zich niet bewust van de kracht van SharePoint Lists. Dat is jammer, want juist als je op zoek bent naar flexibiliteit, overzicht en meer samenwerkingsmogelijkheden, biedt deze tool enorm veel voordelen. 

Wat kun je doen met SharePoint Lists? 

SharePoint Lists is als het ware een digitale werkplek waar je belangrijke gegevens vastlegt en deelt. Maar hoe gebruik je deze lijsten nu in de praktijk? Hier zijn drie herkenbare voorbeelden die laten zien hoe SharePoint Lists je kan helpen: 

  1. Vastgoedbeheer: Elke dag komen er onderhoudsverzoeken binnen van bewoners. Zonder centrale plek worden verzoeken vaak bijgehouden in losse notities en e-mails. Dit leidt tot misverstanden en vertragingen. Met SharePoint Lists maakt de beheerder één centrale lijst waarin elk verzoek overzichtelijk wordt bijgehouden, inclusief status en verantwoordelijke. Iedereen ziet direct wat de voortgang is. Chaos wordt structuur.
  2. HR-afdeling: Bij een nieuwe vacature moeten sollicitaties overzichtelijk worden bijgehouden. In SharePoint Lists creëer je een lijst met kolommen voor naam, contactgegevens, gespreksdatum en status. Het hele team heeft inzicht in het sollicitatieproces, wat zorgt voor een efficiënte samenwerking en snelle opvolging.
  3. Marketingplanning: Een marketingteam gebruikt SharePoint Lists om contentkalenders bij te houden. Publicatiedata, verantwoordelijken en de status van content worden overzichtelijk gepresenteerd. Door kant-en-klare sjablonen te gebruiken, kunnen ze in enkele minuten een planning opstellen en eenvoudig taken verdelen.

Waarom niet meer Excel of Planner? 

Hoewel Excel en Planner populair zijn, hebben ze hun beperkingen als het gaat om uitgebreide samenwerking en maatwerk. 

Voordelen van SharePoint Lists ten opzichte van Excel: 

  • Versiebeheer: In plaats van verschillende kopieën van hetzelfde bestand, werk je met één centrale lijst waarin wijzigingen automatisch worden opgeslagen. 
  • Samenwerking: Meerdere teamleden kunnen tegelijkertijd in SharePoint Lists werken zonder risico op conflicten. 
  • Meer structuur: Geen losse cellen en tabellen, maar een vast format met kolommen, waardoor data consistent blijft. 

Meet PV

Ik help je graag met jouw uitdagingen!

Wat houdt jou bezig? Waar loop je tegenaan? Waar wil je naartoe? Ik ben Peter en dit zijn vragen die ik graag met je bespreek in een vrijblijvend persoonlijk gesprek. Plan nu eenvoudig een afspraak met mij in!

Voordelen van SharePoint Lists ten opzichte van Planner: 

  • Aanpasbare velden: In Planner werk je met standaard kaarten, terwijl je in SharePoint Lists zelf velden kunt toevoegen zoals “goedkeuringsstatus” of “prioriteit”. 
  • Complexere workflows: Planner biedt basisopties voor taakbeheer, terwijl SharePoint Lists gekoppeld kan worden aan Power Automate voor uitgebreide automatiseringen. 
  • Geavanceerd rechtenbeheer: In SharePoint Lists bepaal je per gebruiker welke toegang ze hebben – handig voor vertrouwelijke informatie. 

SharePoint Lists biedt meer flexibiliteit en controle dan Excel en Planner, zeker voor teams die data gestructureerd willen vastleggen en gebruiken. 

Wanneer Excel of Planner handig blijft: 

Excel blijft een krachtige keuze voor complexe berekeningen, draaitabellen en het maken van gedetailleerde grafieken. Heb je snel inzicht nodig in data-analyse of werk je met grote datasets waarin je veel formules gebruikt? Dan is Excel de beste optie.  

Planner is daarentegen ideaal voor teams die een visueel overzicht van taken willen, bijvoorbeeld met Kanban-borden, zonder dat er uitgebreide instellingen nodig zijn. Door deze sterke punten van beide tools te herkennen, kun je beter beoordelen welke oplossing het beste past bij jouw situatie en werkwijze. 

Gebruik kant-en-klare sjablonen in Microsoft Lists 

Geen tijd om een lijst helemaal vanaf nul op te bouwen? Geen probleem! Microsoft Lists biedt kant-en-klare sjablonen die zijn ontworpen om aan te sluiten bij veelvoorkomende bedrijfsprocessen. Denk aan sjablonen voor incidentregistraties, projectbeheer, inhoudskalenders en meer. Dit betekent dat je snel aan de slag kunt zonder je zorgen te maken over de technische opzet. 

Sharepoint list maken

Enkele handige sjablonen: 

  • Incidentenbeheer: Registreer storingen of verzoeken en volg ze op. 
  • Projectplanning: Hou eenvoudig mijlpalen en deadlines bij. 
  • Inhoudskalender: Plan blogs, video’s of sociale media-updates overzichtelijk in. 

Met deze sjablonen bespaar je tijd en kun je direct starten met een basis die je later kunt aanpassen aan de specifieke behoeften van jouw team. 

 

Sharepoint Lists Sjabloon probleem bijhouden

Hoe gebruik je SharePoint Lists dagelijks? 

Microsoft Lists een eigen app is binnen Microsoft 365, net als Word, Excel en Teams? Je kunt deze app openen via het startmenu in Office 365 of direct toevoegen aan je Teams-omgeving. Dit maakt het makkelijk toegankelijk voor jou en je team.

Ga naar het kanaal waar je een List wil toevoegen en druk bovenaan op de + waar je een nieuw tabblad kunt toevoegen en kies voor Lists. 

 

Sharepoint List maken stap 1

Hieronder vind je een uitgebreide handleiding om te starten en het meeste uit deze tool te halen: 

  • 1. Selecteer een sjabloon of start een lege lijst:

    Kies een vooraf ingestelde lijst als basis, bijvoorbeeld voor incidentenbeheer of projectplanning. Wil je maatwerk? Begin dan met een lege lijst die je helemaal naar wens kunt inrichten. 

  • 2.Vul je gegevens in:

    Voeg items toe, zoals taken, projectonderdelen of incidenten. Je kunt elk item voorzien van relevante details, zoals omschrijvingen, datums, verantwoordelijke personen en prioriteiten. Hierdoor heb je alle informatie direct op één plek.

  • 3. Bepaal de velden die je nodig hebt:

    Stel kolommen in die aansluiten bij jouw proces. Denk aan een kolom voor deadlines, statussen zoals ‘In behandeling’ of ‘Afgerond’, of velden om opmerkingen toe te voegen. Dit maakt je lijst overzichtelijk en afgestemd op je werkwijze.

  • 4. Gebruik filters en weergaven:

    Maak verschillende weergaven aan, bijvoorbeeld een overzicht met ‘alleen urgente taken’ of een weergave per teamlid. Zo kun je de data presenteren op een manier die jouw team het meeste inzicht biedt.

  • 5. Automatiseer workflows:

    Met Power Automate kun je eenvoudig workflows automatiseren, zoals het sturen van meldingen bij wijzigingen of het vragen van goedkeuringen. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat belangrijke taken niet worden vergeten. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch versturen van herinneringen bij naderende deadlines, het bijwerken van statussen in andere tools zoals Teams, of het aanvragen van goedkeuring bij een manager voordat een taak wordt afgerond. Deze automatiseringen maken SharePoint Lists extra waardevol en helpen je werkprocessen efficiënter en overzichtelijker te maken.

  • 6. Samenwerken en delen:

    Deel de lijst eenvoudig met je team, zodat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie en wijzigingen real-time kan bekijken. Je kunt toegangsrechten instellen om te bepalen wie mag bekijken, bewerken of commentaar toevoegen. 

Met deze stappen creëer je een systeem dat zich aanpast aan jouw werkprocessen en niet andersom. SharePoint Lists groeit mee met jouw behoefte: van eenvoudige taaklijsten tot uitgebreide databeheersystemen. Het maakt samenwerken efficiënter en overzichtelijker, zelfs voor complexe projecten. 

Wat als je vastloopt?  

Het inrichten van SharePoint Lists kan in het begin wat lastig zijn. Moet je starten met een simpele lijst of een complexe workflow? Wat zijn de beste instellingen voor rechtenbeheer? Bij ITOBlox zorgen we ervoor dat jouw SharePoint Lists volledig is afgestemd op jouw team en doelen. 

Wat we voor je kunnen doen: 

  • Hulp bij het opzetten van de juiste structuur. 
  • Het koppelen van workflows voor automatische updates. 
  • Advies over rechteninstellingen en integraties met Teams, Power BI of Excel. 

Laat je niet tegenhouden door de techniek,  wij helpen je op weg, zodat je direct gebruik kunt maken van meer overzicht en minder chaos. 

Meer weten?  

Wil je meer weten over hoe je SharePoint Lists optimaal kunt inzetten voor jouw bedrijf? Neem dan contact met ons op via +31(0)33 285 37 21, info@itoblox.nl of vul onderstaande contactformulier in.  

Ook klaar om je data en systemen aan het werk te zetten? We komen graag met je in contact!

Of je nu de voorkeur hebt voor een online demo of een fysieke afspraak, beiden is mogelijk. Vul het formulier in en we nemen contact met je op om deze te plannen!

Waarom ITOBlox®?

  • Geen aanpassingen aan huidige infrastructuur vereist
  • Bewezen trackrecord in analyses en (robotic) processautomation
  • Je kunt op ons vertrouwen als het gaat om de veiligheid van jouw informatie

© Copyright - ITOBLOX® – People & Technology - All rights reserved - Privacybeleid