Merk je dat je team steeds dezelfde taken uitvoert en kostbare tijd verliest? Procesautomatisering kan dit oplossen. Het helpt je om herhalend werk, zoals het verwerken van facturen of het bijhouden van voorraden, te verminderen. Hierdoor houd je meer tijd over om klanten sneller te helpen, fouten te voorkomen en projecten op tijd af te maken.
In dit artikel lees je hoe je jouw processen eenvoudiger kunt maken en je team meer gedaan krijgt in minder tijd, zonder extra stress.
Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering betekent het inzetten van technologie om terugkerende taken te automatiseren, zodat je team efficiënter kan werken en meer tijd heeft voor belangrijke taken. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch verwerken van facturen, het sturen van statusupdates of het verwerken van klantverzoeken zonder dat er iemand aan te pas komt.
Een veelgebruikte technologie hiervoor is Robotic Process Automation (RPA). Hiermee kun je software-robots trainen die precies doen wat mensen normaal doen: klikken, typen, gegevens kopiëren en plakken. Bovendien werken deze robots 24/7, maken geen fouten en zorgen voor een constante kwaliteit in je werk.
Waarom zou je procesautomatisering inzetten?
Bedrijven kiezen steeds vaker voor procesautomatisering om hun workflows te optimaliseren. Hieronder staan de belangrijkste voordelen:
- Tijdbesparing: Terugkerende taken worden in seconden uitgevoerd in plaats van minuten of uren, zodat medewerkers tijd hebben voor belangrijk werk.
- Minder menselijke fouten: Automatisering zorgt voor foutloze verwerking van gegevens.
- 24/7 beschikbaarheid: Robots werken dag en nacht door, wat handig is als snelheid belangrijk is.
- Kostenbesparing: Minder terugkerende taken betekent handiger werken en lagere kosten.
- Flexibiliteit: Automatiseringsoplossingen zoals RPA kunnen makkelijk worden aangepast als je processen veranderen of groeien.
Hoe werkt procesautomatisering in de praktijk?
Een financieel team ontvangt dagelijks honderden facturen per e-mail. Zonder automatisering moeten medewerkers elke factuur handmatig in het systeem zetten. Met procesautomatisering kan een software-robot dit overnemen. De robot opent de e-mails, downloadt de facturen en zet daarna de gegevens direct in het boekhoudsysteem. Het resultaat? Het team heeft meer tijd voor controles en belangrijkere taken, terwijl het werk sneller en zonder fouten wordt uitgevoerd.
Waar kun je procesautomatisering toepassen?
Procesautomatisering kun je op veel plekken in je bedrijf inzetten. Het helpt je om herhalend werk te verminderen en zorgt ervoor dat dingen sneller en makkelijker gaan. Hier zijn een paar voorbeelden:
Financieel beheer: Van het automatisch inlezen van facturen tot het verwerken van betalingen en het maken van financiële rapporten. Denk aan het automatiseren van een proces waarbij facturen vanuit e-mails direct in een boekhoudsysteem worden gezet. Zo maak je minder menselijke fouten en het werk gaat sneller.
Klantenservice: Met automatisering kun je standaardvragen automatisch beantwoorden. Ingewikkelde vragen worden doorgestuurd naar de juiste medewerker. Dit zorgt voor een betere responstijd en klantervaring. Een chatbot kan bijvoorbeeld buiten kantoortijden veelvoorkomende vragen beantwoorden. Zo worden klanten altijd geholpen.
HR-processen: Sollicitaties kun je ook automatiseren. Gegevens uit cv’s en motivatiebrieven worden samengevat in een overzichtelijke lijst. Bij het onboarden van nieuwe medewerkers kunnen automatiseringen zorgen voor het versturen van welkomstmails. Ook kun je direct hun accounts en documenten klaarzetten.
Voorraadbeheer: Is de voorraad van een product bijna op? Een systeem kan automatisch een bestelling plaatsen bij de leverancier. Zo voorkom je dat een product opeens niet beschikbaar is.
Contractbeheer: Met procesautomatisering kun je herinneringen sturen voor contractverlengingen of goedkeuringen. Zo vergeet je nooit een belangrijke deadline en kun je snel actie ondernemen.
Procesautomatisering bespaart niet alleen tijd, maar ook zorgt voor meer overzicht en consistentie.
Wanneer wel en niet automatiseren?
Automatisering is niet altijd de beste oplossing. Het hangt af van de soort taak. Herhalende taken die makkelijk te voorspellen zijn en steeds hetzelfde werken, zijn ideaal om te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het invoeren van gegevens of het maken van terugkerende rapporten.
Maar er zijn ook taken waarbij handmatig werk beter past. Als een taak creativiteit, menselijke interactie of goed nadenken vraagt, is het beter om dit door mensen te laten doen. Ook als processen vaak veranderen, is automatisering minder geschikt. Robots moeten dan telkens aangepast worden, wat veel tijd kost.
Automatiseren met Power Automate en RPA
Met tools zoals Microsoft Power Automate kun je makkelijk automatiseringen opzetten die naadloos integreren met je bestaande applicaties. De voordelen op een rij:
- Automatische meldingen: Ontvang updates wanneer een taak is voltooid.
- Data-synchronisatie: Koppel gegevens tussen verschillende systemen.
- Goedkeuringsprocessen: Stuur automatisch goedkeuringsverzoeken naar de juiste persoon.
Een voorbeeld: stel dat je team regelmatig rapportages ontvangt via e-mail. Met Power Automate kun je een proces instellen dat automatisch de rapporten opslaat op de juiste locatie, een samenvatting verstuurt naar de verantwoordelijke personen en het hele team informeert. Dit bespaart tijd en voorkomt miscommunicatie.
RPA gaat nog een stap verder door interacties met systemen zonder API mogelijk te maken. Denk aan een software-robot die inlogt op een externe website om gegevens te downloaden en deze verwerkt in je interne systeem. Dit is ideaal voor bedrijven die werken met systemen die niet rechtstreeks gekoppeld kunnen worden.
De balans tussen automatisering en handmatig werk
Automatisering maakt je werk sneller en makkelijker, maar niet alles kan worden geautomatiseerd. Voor taken die creativiteit of empathie vragen, blijft menselijk werk belangrijk.
Een praktijkvoorbeeld: standaardvragen kunnen automatisch worden afgehandeld, maar ingewikkelde vragen kun je beter door een medewerker laten behandelen.
De beste resultaten krijg je als automatisering een hulpmiddel is en geen vervanging. Technologie helpt je team om meer te doen, maar persoonlijke betrokkenheid blijft nodig.
Klaar om te starten met procesautomatisering?
Bij ITOBlox helpen we je graag om jouw processen slimmer in te richten. Of je nu klein wilt beginnen of een groot proces wilt automatiseren, wij helpen je graag.
We kijken naar je huidige processen, maken automatiseringen met tools zoals Power Automate en RPA en geven trainingen aan je team. Zo haal je het meeste uit procesautomatisering.
Meer weten?
Neem dan contact met ons op via +31(0)33 285 37 21, info@itoblox.nl of vul onderstaand formulier in. We helpen je graag!