Processen optimaliseren? Waar te beginnen? Iedere organisatie heeft een groot aantal processen om activiteiten uit te voeren. Inzicht krijgen in hoe processen werken en welke impact ze hebben op u en uw collega’s, is van belang om processen efficiënt te laten verlopen en rust te creëren binnen de organisatie.
De oorsprong van process mapping
In 1921, in een presentatie van industrieel ingenieurs Frank en Lillian Gilbreth voor The American Society of Mechanical Engineers (ASME) werd de term Business Process Mapping (BPM) voor het eerst gebruikt. Zij presenteerden hier een Flow Process Chart om processen mee te visualiseren, en deze vormt veelal nog steeds de basis voor het mappen van processen.
Vandaag de dag zijn er vele tools beschikbaar om processen mee te mappen. Veel van deze tools ondersteunen bij het maken van een Flow Chart, voortbordurend op het originele ontwerp van Frank en Lillian Gilbreth.
Het gebruik van Flow Charts
Het doel van een Flow Chart, of stroomdiagram, is het creëren van een process map om activiteiten die binnen een bedrijf plaatsvinden, vast te leggen.
Een Flow Chart wordt gebruikt om processen en processtappen inzichtelijk te maken. Met de eenvoud van een Flow Chart wordt ervoor gezorgd dat deze door vrijwel iedere betrokkene gelezen en begrepen kan worden. Met het gebruik van Flow Charts, is voor mensen duidelijk in welke volgorde activiteiten dienen te worden uitgevoerd. Daarnaast wordt het risico op het verliezen van informatie bij het inwerken van nieuwe collega’s verkleind. Ook kunnen afwijkingen in (deel) processen worden geïdentificeerd en kan er worden bepaald op welke (deel) processen moeten worden gemonitord.
Process mapping op de werkvloer
Om gemapte processen zo uit te voeren als vastgelegd in de Flow Chart, is het belangrijk dat deze opgesteld met- en beheerd worden door kennisdragers van de betreffende processen. Vervolgens kan er een traject plaatsvinden waarbij bepaalde procesverantwoordelijkheden worden belegd bij bepaalde personen die training hebben gehad hoe zij de procesvoorgang en bijbehorende KPI’s kunnen monitoren en beheren.
Process mapping in 3 stappen
ITOBlox® zorgt voor een functioneel gemapt proces in 3 stappen. Met het doorlopen van deze stappen ontstaat er een Flow Chart welke functioneel ingezet kan worden binnen uw organisatie. Door het inzetten van deze methode zijn de gemapte processen van waarde doordat voor de betrokken mensen duidelijk is waar taken en verantwoordelijkheden liggen.
Ook voor het inwerken van nieuwe collega’s zullen processen die door middel van onderstaande stappen zijn gemapt, direct resultaat opleveren door het inzicht op handelings- en systeemniveau.
Stap 1: Primaire processen
ITOBlox werkt de primaire processen van uw organisatie uit in procesbeschrijvingen. Deze beschrijvingen vormen als het ware de index om de proces flows op handelingsniveau te kunnen vastleggen.
Stap 2: Procesflows maken
Alle processen die vallen onder de primaire processen worden vastgelegd in een process map om taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie te beleggen en later de Key Performance Indicators vast te leggen op basis van de doelstellingen.
Stap 3: Toolkit analyse
Aan de hand van de proces flows worden de ondersteunende systemen, inclusief de functionaliteit in kaart gebracht waardoor er een ICT-landschap ontstaat. Hierdoor is er inzicht in welke applicaties er zijn en waar uw medewerkers training moeten krijgen om de werkzaamheden uit te voeren.
Optimalisatie
Nadat de processen inzichtelijk zijn gemaakt, de taken en verantwoordelijkheden helder zijn beschreven en de ondersteunende systemen met bijbehorende functionaliteiten transparant zijn is het moment aangebroken om te optimaliseren. Met behulp van data analyses in combinatie met de process mapping en kennis van de beschikbare automatiseringsoplossingen kunnen zeer doelmatig (deel) processen worden geoptimaliseerd.
Hulp nodig bij processen mappen?
Op dit moment heeft ITOBlox® 50+ standaard bedrijfsprocessen, van Order 2 Cash, in de basis gemapt. Deze processen kunnen als schil over de bekende bedrijfsprocessen gelegd worden en worden aangepast en aangevuld met- en naar de bedrijfsspecifieke informatie.
Nieuwsgierig geworden naar hoe uw bedrijfsprocessen in kaart kunnen worden gebracht en hiermee transparanter en efficiënter worden?
Wilt u meer informatie over hoe u ITOBlox kunt inzetten binnen uw organisatie? Neem vrijblijvend contact op via +31(0)33 285 37 21 |info@itoblox.nl of via onderstaand contact formulier:
