Master- en referentie data

Onder Master data, ook wel stamdata genoemd, worden gegevens die een belangrijke rol in de bedrijfsvoering van de organisatie spelen verstaan. Wat hier nu precies onder valt, is vaak lastig te bepalen. Want welke gegevens zijn belangrijk voor de bedrijfsvoering? Wanneer zijn gegevens kritisch voor een proces? En wat is het verschil tussen Master data en Referentie data?

Master data zien wij als data die niet aan veranderingen onderhevig is, en wordt vastgelegd waardoor er door geautomatiseerd kan worden.

Referentie data zien wij als data die wordt gebruikt om andere velden van de juiste informatie te voorzien. Denk hierbij aan hoeveelheidsaanduidingen bij producten, kalenderdagen, landcodes of klanttypes. Omdat referentie data statisch, of weinig aan veranderingen onderhevig is, wordt deze data vaak als stamdata gezien.

Als voorbeeld leveranciers en bijbehorende tarieven. De bij de leveranciers horende gegevens vallen onder stamdata, deze zijn niet aan veranderingen onderhevig.

De tarieven van een leverancier vallen onder referentie data, deze gegevens kunnen worden gebruikt om andere velden automatisch in te vullen. Met zowel de stamdata als de referentie data kan vervolgens geautomatiseerd worden. Hierbij kan gedacht worden aan het automatisch genereren van inkooporders, waarop leveranciersgegevens en tarieven automatisch ingevuld kunnen worden.

Het vastleggen van Master data

Omdat er vaak met verschillende systemen gewerkt wordt, waaronder CRM pakketten, operationele systemen en financiële systemen, is het belangrijk te weten waar de belangrijkste gegevens staan.
Dit begint met de vraag of deze systemen gebruik maken van dezelfde Master data, of dat elk systeem een eigen set Master data heeft. Als voorbeeld een product code. Deze komt in vrijwel elk systeem voor.
Wanneer een product code in elk systeem apart zou worden aangemaakt, is dit foutgevoeliger en zal bij een wijziging van de product code, goed in beeld moeten zijn in welke systemen deze code terug te vinden is.
Daarom is het raadzaam om Master data die gedeeld wordt door meerdere systemen, op één plek op te slaan zodat deze makkelijk terug te vinden én te onderhouden is. Op deze plek dient de data gevalideerd en actueel gehouden te worden, zodat het risico op onjuiste Master data in systemen verkleind wordt en iedereen over de correcte informatie beschikt.