In de in toenemende mate data gestuurde wereld waarin wij leven, heeft u de juiste antwoorden nodig om vragen van collega’s, klanten en leveranciers te beantwoorden. Daarnaast wilt u natuurlijk processen zo efficiënt mogelijk organiseren voor u en uw collega’s. Maar wat als er veel, vaak onsamenhangende data is, en het onduidelijk is welke data de gezochte antwoorden kan geven? Welke data kan u helpen om de werkdag zo prettig mogelijk te laten verlopen?
Inzicht door data analyse
Met data analyse worden gegevens die via een onderzoek zijn verzameld, door gebruik van analytische of statische instrumenten en een goede dosis logische redenatie, zorgvuldig geanalyseerd en geïnterpreteerd. Aan de resultaten kunnen conclusies worden verbonden waarmee inzicht kan worden verkregen. Deze informatie kan gebruikt worden om antwoord te geven op belangrijke vragen, zowel op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Leren omgaan met data
Om als team data-gedreven te ondernemen is het belangrijk om te bepalen welke data nuttig is. Hierbij is het belangrijk om de bedrijfsdoelstellingen voor ogen te houden. Wanneer dit niet voor iedereen duidelijk is, is het een gegeven dat niet iedereen dezelfde data interessant vindt. Is het bijvoorbeeld belangrijk om klanten binnen een uur antwoord te geven op hun e-mails, dan heeft het geen zin om een dashboard beschikbaar te stellen met enkel het aantal e-mails per dag. Daarnaast is het wenselijk om een flinke dosis proces kennis beschikbaar te hebben om te valideren of bepaalde gegevens voor waarheid kunnen worden aangenomen. Tenslotte zijn er in een operationele omgeving vaak veel uitzonderingen waar rekening mee gehouden moet worden. Dit is vooral het geval wanneer er bijvoorbeeld een werklast analyse wordt uitgevoerd.
Werken met KPI’s
Om spoedig een rapportage behoefte te definiëren is het wenselijk om te werken met Key Performance Indicators (KPI’s). KPI’s zijn waardes die toegekend worden aan bepaalde stappen binnen een proces waarmee input, troughput en output meetbaar worden. Voorbeelden hiervan zijn;
- Gemiddelde afhandelingstijd
- Gemiddelde verwerkingstijd
- Aantal per dag/ uur/ minuut
- Foutvrij percentage
- Etc…
Het is wenselijk de KPI’s te definiëren aan de hand van een proces mapping. Met een proces mapping is duidelijk visueel te maken welke stappen er binnen processen zijn en welke KPI’s belangrijk zijn om te meten of de doelstellingen worden gerealiseerd.
Voordelen van een goede data analyse:
Wanneer er met bovenstaande zaken rekening is gehouden, bent u dicht bij de situatie waarbij u en uw team data kunnen gebruiken om de werkdag prettiger te maken. Uit onze ervaring hebben wij de top vijf positieve invloeden van data gedreven werken voor u op een rij gezet:
- Inzicht in werklast brengt rust en vertrouwen binnen teams
- Mensen zien kansen en raken gemotiveerd om optimalisatie meetbaar door te voeren
- Zaken die voorheen opgingen in een werkdag worden geïdentificeerd en aangepakt
- Er ontstaat meer interactie met klanten en leveranciers om processen te optimaliseren
- Master data optimalisatie projecten worden gestart om werklast te reduceren
ITOBlox data analyses
ITOBlox® voert analyses uit om inzicht te geven in gegevens, om teams te ondersteunen bij het optimaliseren van processen. Zo voeren wij regelmatig werklast analyses uit. Hiermee maken wij werklast inzichtelijk binnen een proces en kunnen de juiste activiteiten aan de juiste personen worden gealloceerd om de bezetting optimaal af te stemmen op de werklast. Op basis van onze ervaring met processen, data en beschikbare tools, starten wij regelmatig procesoptimalisatie projecten samen met mensen uit de teams, die wij ondersteunen met data.
Meer weten over hoe u data voor uw organisatie kunt laten werken?
ITOBlox® helpt u graag met een inhoudelijke data analyse die inzicht geeft op proces-, afdelings-, klant- of leveranciers niveau. Ook kunnen wij op basis van data-gedreven analyses zeer specifieke systeem- of werkwijze verbeterpunten aandragen en/ of implementeren.
Wilt u meer informatie over hoe u ITOBlox kunt inzetten binnen uw organisatie? Neem vrijblijvend contact op via: +31(0)33 285 37 21| info@itoblox.nl of onderstaande contactformulier:
